Registros contables, ¿qué son y cómo llevarlos?

Existen diversas opciones para realizar este tipo de registros contables: a través de la ayuda de un contador y por medio de un software especializados en llevar la administración de empresas, en este artículo te explicaremos todo lo que necesitas saber para que lleves la contabilidad de tu negocio con éxito y la importancia de tener los documentos contables al día.

¿Qué tipo de registros contables debe llevar una empresa?

Los registros o libros contables son el soporte físico donde se guarda toda la información financiera de las empresas durante un período determinado con el fin de conocer el balance general y su estado financiero. 

Según lo establecido con el artículo 25 del Código de Comercio, los principales libros de contabilidad que debe llevar un contribuyente que se encuentra bajo el régimen de Renta Efectiva, demostrada con contabilidad completa y balance general, comprendida por los siguientes libros: Libro diario, libro mayor y libro de inventarios y balances.

Libro diario

En él se deben registrar todas las operaciones que la empresa realiza diariamente, estos registros se realizan en orden cronológico, según lo indica el artículo 27 Código de Comercio, en donde se deben expresar detalladamente las actividades y operaciones que se realizan cada día.

Libro mayor

Es otro de los libros de contabilidad exigidos por el Código de Comercio y su función es registrar las operaciones comerciales una vez que han pasado ya por el Libro Diario. Su objetivo es clasificar y agrupar las operaciones comerciales realizadas, según la naturaleza de estas, en las cuentas respectivas.

Libro de inventario y balances

Se define como el resumen de los activos físicos de una empresa, es decir la mercadería y activos fijos, así como las deudas pendientes, incluyendo los préstamos.

En el caso de los activos físicos de la empresa, en mercaderías es importante mencionar la cantidad y precio unitario; en los activos fijos se debería detallar el valor inicial y el año de adquisición.

Por consiguiente, en los créditos y préstamos contraídos, es necesario describir con detalles del plazo y el tipo de interés. Y en las deudas por el giro de clientes y proveedores, es preciso incluir el análisis de cuentas.

Libros auxiliares

De acuerdo al Código Tributario de Chile, los contribuyentes deben llevar libros auxiliares que exige el Director Regional, de acuerdo con las normas para una mejor fiscalización de las obligaciones tributarias. 

Su función principal es registrar todas las operaciones y centralizarse en el libro diario para tener un único documento contable. Existen diferentes tipos: de caja, remuneraciones, retenciones, clientes y compra y ventas

Libros de remuneraciones

Es un libro estrictamente obligatorio para todo empleador que cuente con 5 o más trabajadores. En él se deben relacionar detalladamente todas las remuneraciones, teniendo en cuenta que solo aquellas que estén registradas podrán considerarse como gastos por remuneraciones en la contabilidad de la empresa. 

Libro FUT

El Servicio de Impuestos Internos señala que el Fondo de Utilidad Tributario es un libro de control que debe ser llevado por los contribuyentes que declaran rentas efectivas en primera categoría, demostradas mediante contabilidad completa y balance general, tal y como lo establece el artículo 14 de la Ley de Impuesto a La Renta.

En este libro se debe registrar la historia de las utilidades tributables y no tributables, las percibidas de sociedades en las que se tenga participación, los retiros de utilidades tributarias efectuados por los dueños o socios y los créditos asociados a dichas utilidades.

Libro de ingresos y egresos

Los contribuyentes obligados a declarar según contabilidad completa, como se contempla en el artículo 14 de la Ley de Impuesto a la Renta, tienen la obligación de llevar este libro de ingresos y egresos. 

En él se registran los ingresos percibidos y devengados, así como los egresos donde, además de las compras y contrataciones de servicios, se relacionan honorarios, intereses cancelados, gastos presuntos e impuestos pagados.

Importancia de los libros contables para mi empresa

Los libros contables son documentos permiten al contribuyente llevar un registro contable de la empresa, realizar el balance anual y respaldar su actividad ante el Servicio de Impuestos Internos. Un sistema sólido de registros contables garantiza la disponibilidad completa de varios documentos comerciales, 

Con el apoyo de los registros contables, puedes rastrear y organizar cada uno de los gastos que has invertido en tu negocio, de no hacer el registro de gastos de manera adecuada, pueden perderse o extraviarse, creando problemas al completar las declaraciones de impuestos anuales.

No llevar los registros contables de una empresa o mantenerlos desactualizados es sancionado con multas que van desde 1 unidad tributaria mensual a 1 unidad tributaria anual. Por lo tanto, es importante cumplir con tal mandato para lograr consolidar una contabilidad fidedigna y evitar fiscalizaciones por parte del SII.

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