Qué hacer para preparar una reunión de trabajo importante

Las instancias de reunión de trabajo son cruciales para tu emprendimiento, tanto si son encuentros cara a cara como mediante videollamada. Eso sí, para sacarles el mayor provecho posible, es importante considerar algunos aspectos que te permiten mantener todo bajo en control, evitando imprevistos y asegurándote de que se logren tus objetivos. 

Estrategias para preparar una reunión importante

Estos son algunos tips que puedes aplicar para planificar una reunión con éxito:

1. Hacerte cuatro preguntas clave

El primer paso es tener muy claras las repuestas a estas cuatro preguntas relativas al propósito y partes de una reunión: 

1. ¿Cuál es el objetivo que persigue?
2. ¿Qué temas estarán en el “guion” o pauta?
3. ¿Quiénes deben participar en ella?
4. ¿Qué información es necesaria para llevarla a cabo? 

En resumen: ten claro el propósito, los temas a tratar, quiénes tienen que estar para que sea efectiva y si hay que revisar o preparar datos para sustentar propuestas.

2. Determina la modalidad y duración

Identifica cuál será la modalidad de la reunión. Si es presencial, asegúrate de reservar una sala adecuada. En caso de que no la tengas y prefieres sea una instancia cara a cara, puedes acudir a una de las oficinas cowork. Si será online, preocúpate que a todos los asistentes les llegue un correo con el enlace y ojalá vincular la invitación con el calendario virtual para tener alertas y avisos que confirmen o no su participación.

Después, define una duración ideal y un rango máximo de tiempo. De esta manera te será más sencillo realizar la pauta y establecer expectativas realistas de lo que se resolverá en la reunión de trabajo.

3. Toma acciones según el tipo de reunión

También es muy importante identificar a qué tipo de reunión te vas a enfrentar, lo que te ayudará a llevar a cabo con mayor detalle los consejos que acabas de leer. Los tipos de juntas de trabajo pueden ser:

• Reuniones del tipo informativo: tienen por finalidad comunicar decisiones o resultados a personas específicas, como resultados de una negociación o fechas clave para el equipo. En instancias de este tipo, puedes mostrar gráficos, imágenes, fotografías y dar la palabra a quienes han estado involucrados en los resultados.
• Reuniones regulares de avance: de carácter más formal con los participantes clave de un proyecto que se esté llevando a cabo, analizando su progreso y determinando si se alcanzarán o no los objetivos, si se deben hacer modificaciones, etc. En estos casos, también te será de ayuda una presentación, así como abrir una oportunidad de conversación para evaluar si las cosas están saliendo bien o si podría hacerse algo para mejorar.
• Reuniones de emergencia: suelen ser de carácter inesperado a causa de un problema que ha surgido. Se debe gestionar para que todas las partes de una reunión avancen para solucionarlo, con la intención de tomar decisiones rápidas y de forma efectiva. Al ser de carácter urgente, concéntrate suficientemente en la estructura que tendrá la reunión para no dejar de debatir ningún punto importante. Asimismo, concéntrate en el objetivo a lograr, dejando tareas asignadas con claridad.
• Reuniones de planificación estratégica: abordan cuestiones centrales en la gestión de una empresa. Por tanto, es muy probable que también sea una reunión de junta directiva y con ello bastante formal. Pues se definen cuestiones como presupuestos, lanzamiento de un nuevo producto, ampliar o reducir personal, entre otras cuestiones fundamentales. Asegúrate de tener un espacio cómodo, ya que una reunión de junta directiva suele ser extensa. Prepara una buena presentación pidiéndole a los asistentes que lleven materiales que necesiten mostrar con sus principales fundamentos, recordando que las imágenes apoyan la comunicación.

Bonus

• Te será de mucha ayuda llevar el registro de lo conversado en una minuta resumen de la reunión. Esto te servirá para recordar, por ejemplo, los acuerdos que se han logrado, las tareas que se han asignado y pendientes. Procura que no se escape nada, ya que la memoria puede ser frágil. 
• Prepara tus reuniones con tiempo, así puedes revisar material como presentaciones o informes con calma, con la posibilidad de detectar errores y hacer modificaciones si es necesario. En este sentido, también es importante presentarse unos minutos antes de la hora acordada de la reunión, con la intención de que empiece de manera puntual, respetando el tiempo y disponibilidad de las demás personas involucradas.

Oficinas Cowork

Ahora tienes los conocimientos esenciales para garantizar el éxito de cualquier reunión. Recuerda seguir los consejos que te hemos proporcionado para una preparación integral.

Además, en cuanto al espacio, recuerda que tienes la opción de utilizar oficinas coworking, una tendencia en alza en el mundo empresarial. En Santander, ofrecemos lugares especialmente diseñados para esto en nuestros Work/Café, que están disponibles tanto para clientes como para no clientes de nuestro banco.

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