Documentos tributarios que debes conocer como dueño de Pyme

La correcta gestión de tus actividades comerciales demanda de manera indispensable el uso de documentos tributarios. Estos documentos garantizan que todo se encuentra en orden, sirviendo como un eficaz respaldo en tus declaraciones de impuestos y operaciones tributarias.

Conoce la importancia de los documentos tributarios

Estar a cargo de un negocio está lejos de ser una tarea sencilla. En este sentido, la buena administración de tu empresa requiere de un seguimiento cuidadoso de la normativa impuesta en materia tributaria. En esta área, cualquier error puede tener duras repercusiones legales y económicas para tu organización.

Los documentos tributarios te ayudan a simplificar tu proceso contable y gestión comercial, ya que acreditan que has llevado a cabo de forma correcta tus transacciones. Así, sirven como un eficaz medio de prueba ante los organismos responsables de fiscalizar sus actividades y te permiten una gestión mucho más eficiente y confiable.

¿Cuáles son los principales documentos tributarios que debes utilizar en tu negocio?

Según datos que comparte el SII, 8 de cada 10 negocios en Chile se encuentran dentro del segmento de micro, pequeñas o medianas empresas (MiPyme). En ese sentido las empresas pequeñas y su buena gestión juegan un papel muy relevante para la economía nacional.

Si te toca ser el capitán de este tipo de empresa y quieres asegurarte de que todo marche en orden, es conveniente que conozcas los principales documentos tributarios que te ayudarán a facilitar el día a día en tu emprendimiento:

1. Factura

En este documento se detalla la información más relevante de una transacción. Por ejemplo, debes incluir:

• El monto neto y bruto de la operación.
• Impuestos que aplican.
• Identidad de las partes involucradas.
• Fecha y detalles específicos sobre el producto o servicio que se comercializó. 

2. Factura de compra

En este caso, el documento lo emite la persona o empresa que adquiere un artículo o servicio, diferenciándose de la factura tradicional que emite el vendedor. La factura de compra sirve para comprobar una compra y debe incluir datos como los montos de la operación, descripción del producto, nombre y RUT de los involucrados.

3. Guía de despacho

Este documento electrónico sirve para respaldar tus labores de entrega y recepción de mercancías. La información que nunca puede faltar en una guía de despacho tiene relación con los antecedentes del emisor y receptor (RUT, nombre o razón social, celular), fecha, número del documento, montos, impuestos y detalles del despacho (característica de los productos, cantidad, entre otros).

4. Boleta de ventas y servicios

Este documento se gestiona electrónicamente y da cuenta de la venta de un bien o servicio comercializado por tu negocio. Al igual que los documentos anteriores, una boleta de ventas y servicios debe incluir información como los montos de la transacción, nombre y RUT tanto del vendedor como del comprador, fecha, impuestos y número de la boleta.

5. Nota de crédito

Ante el caso de emitir una factura en el que el saldo beneficie a uno de tus compradores, ya sea porque uno de tus colaboradores cometió algún error en la información registrada o el comprador no entregó datos 100% precisos, con una nota de crédito puedes modificar o derechamente anular la factura. En pocas palabras, este documento permite solucionar posibles errores en este proceso.

6. Nota de débito

Este documento es el contrapunto de la nota de crédito, es decir, actúa en caso de que el monto de una factura favorezca a la parte vendedora, ya sea corrigiéndola o anulándola. La información esencial de una nota de débito se vincula con el número de la factura a la que hace referencia, nombre y RUT de los involucrados, montos asociados y descripción de los productos en cuestión.

Gestión electrónica de documentos tributarios

Los documentos tributarios permiten que todo funcione como corresponde en tu empresa, facilitando no solo tu proceso contable (para el mayor alivio de tus colaboradores) sino que también optimizando la entrega de información al SII, con el fin de evitar inconvenientes fiscales innecesarios.

Si quieres que tu emprendimiento sea todo un ejemplo de orden, agilidad y eficiencia, es preferible que te valgas de las múltiples soluciones tecnológicas que hay disponibles para gestionar electrónicamente documentos tributarios, que permiten evitar errores y automatizar la generación de documentos.

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