Cuatro errores comunes al armar un flujo de caja

El flujo de caja es una de nuestras mejores herramientas a la hora de tomar decisiones para nuestro negocio. Sin ir más lejos, en nuestro país el mal uso o ausencia de esta herramienta es una de las principales razones del por qué podemos llegar a fracasar al momento de emprender, pero cabe preguntarse: ¿Qué es exactamente el flujo de caja?

Flujo de caja: Qué es y por qué es importante.

El flujo de caja es un reporte financiero que nos permite visibilizar el movimiento de efectivo de nuestra empresa. De esta forma, su importancia radica en que nos entrega información clave sobre qué, cuánto y cuándo se espera recibir ingresos o realizar ciertos pagos como el arriendo, impuestos, imposiciones, créditos, sueldos, entre otros.

Sin embargo, para aprovechar al máximo esta herramienta es crucial tener en cuenta algunas consideraciones que pueden comprometer su eficacia y, en última instancia, el éxito de tu emprendimiento. Por esta razón, para este blog contamos con la ayuda de Pepper, uno de nuestros socios expertos en la creación de flujos de caja y quienes nos contarán desde la experiencia cuales son los errores más comunes en el uso de esta herramienta.

A continuación, te presentamos algunos de los errores más comunes al momento de armar un flujo de caja, así como consejos de cómo evitarlos para que aumentes tu dominio con esta valiosa herramienta.

1. Trabajar con información desactualizada

Conforme tu emprendimiento va creciendo, es posible que ciertos elementos como el volumen de clientes y transacciones se dispare, haciendo así que la información en la que te basabas inicialmente para tus proyecciones quede rápidamente obsoleta. Es crucial que, al preparar tu flujo de caja, tengas en cuenta cuáles clientes están pendientes de cobro y cuándo se deben cobrar, qué cuentas debes efectivamente pagar, cuántas cuotas de tu préstamo bancario están pendientes, cuáles son los gastos futuros que se avecinan, entre otros.

Para cumplir con este requisito, caemos en dedicarle más tiempo al aspecto operativo del negocio que al negocio en sí. Busca automatizar lo que se pueda automatizar de forma que tu tiempo se dedique a tomar decisiones y ejecutarlas, y no tanto en la actualización manual del flujo u otros reportes. Para facilitar esta tarea, un software financiero como el que ofrece Pepper puede ser de gran ayuda para automatizar la actualización de la información y disponer de más tiempo para los aspectos clave de tu negocio.

2. Proyectar más de la cuenta

Al tener gastos recurrentes e ingresos proyectados a un mediano plazo, puede resultar atractivo estirar la proyección y “ver” la salud financiera de nuestra empresa a fin de año, o algún punto particular del futuro. Pero al emprender no debemos olvidar que el flujo de caja está ahí principalmente para indicar nuestra posición hoy. Sirve para ayudarnos a responder preguntas esenciales como ‘¿habrá efectivo para pagar los sueldos este mes?’, ‘¿seré capaz de pagar el arriendo y las imposiciones del próximo mes si se atrasa el cobro a mis clientes?’.

A veces solemos invertir más tiempo en la herramienta en sí que en el análisis de sus indicadores. Por todo esto, es recomendable evitar incluir gastos minúsculos, como la compra de café o papeles, en tus proyecciones y simplemente hacer una estimación razonable para estos gastos "hormiga". Recuerda, la clave no está en la cantidad de detalles que incluyas en la herramienta, sino en su confiabilidad y capacidad para proporcionarte una imagen certera de tu situación financiera actual y cercana. Mantén tus proyecciones realistas y enfocadas en el corto plazo para enfrentar los desafíos financieros actuales de manera efectiva.

3. Considerar ingresos futuros poco realistas

El flujo de caja es una herramienta invaluable para la toma de decisiones. Su fiabilidad es crucial para generar confianza al momento de elegir el rumbo a seguir. Esto implica ser realistas al proyectar los ingresos de la empresa. Si bien es importante considerar diferentes escenarios y posibles eventualidades, es fundamental basar nuestras proyecciones en números realistas y alcanzables. La pandemia nos enseñó la importancia de anteponerse a escenarios adversos, lo que subraya la necesidad de mantener un flujo de caja flexible y adaptable a diferentes situaciones.

Por lo anterior, al proyectar tus ingresos es esencial mantener la cautela y la objetividad para garantizar una gestión financiera sólida y prever lo más posible cualquier escenario adverso que pueda surgir en el futuro. En ese sentido, es más recomendable ser prudente a ser muy optimista con tus ingresos, especialmente cuando el futuro sea incierto.

4. No ignorar los términos de pago y cobro

Los términos de pago son un aspecto crucial del flujo de caja de cualquier emprendimiento. Ignorar los plazos de pago de tus clientes o proveedores puede provocar problemas de flujo de efectivo, como la falta de liquidez para cubrir tus propios gastos. Además, la falta de un proceso sólido de cobranza puede resultar en retrasos en los pagos de los clientes, lo que afectará negativamente tu flujo de efectivo.

Por otro lado, ignorar los términos de pago y cobro también puede tener un impacto en la relación con los proveedores y clientes. Si la empresa no cumple con los términos acordados, podría perder la confianza de sus proveedores o generar fricciones con los clientes, lo que podría afectar negativamente la reputación y la continuidad del negocio. Por todo esto es importante tener claridad cuándo se deben generar los pagos, ya sea en el flujo de caja o al pagar proveedores.

En resumen, el flujo de caja desempeña un papel fundamental en la gestión financiera de todo emprendimiento. Al evitar los errores usuales, se promueve un flujo de efectivo saludable y se asegura la estabilidad financiera a largo plazo. Recuerda siempre que el seguimiento constante, la planificación anticipada y la disciplina financiera son elementos clave para alcanzar el éxito en este aspecto crucial de tu proyecto empresarial.

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