Qué es la automatización de procesos y cómo puedes usarla en tu pyme

¿Tienes una pyme? Entonces tienes que conocer sobre la automatización de procesos, ya que posibilita gestionar un negocio de forma más eficiente, lo que se puede traducir en reducción de costos y en mejoras en la productividad y la toma de decisiones estratégicas.

Automatización para pymes

¿Qué es la automatización de procesos?

La automatización de procesos se da dentro del contexto de digitalización de pymes, y consiste en aprovechar los avances tecnológicos para automatizar tareas rutinarias y repetitivas mediante software en las diferentes áreas de una organización, desde la producción y distribución, hasta finanzas, ventas y atención al cliente.

¿Cuáles son las ventajas de la automatización para pymes?

Estas son algunas ventajas que tu emprendimiento puede aprovechar con la automatización de procesos:

• Agilización del trabajo
• Ahorro de tiempo y recursos
• Disminución de errores
• Eficiencia en la realización de tareas
• Mejor comunicación con el cliente
• Mayor información para toma de decisiones

¿Suena bien? Ahora te presentamos algunas herramientas que puedes implementar en tu negocio para hacerlo más eficiente.

Herramientas de automatización para pymes

Estas son algunos software y plataformas que te pueden ayudar a mejorar los procesos en tu empresa:

1. ERP

El Enterprise Resource Planning (ERP) es como un centro de comandos de una empresa. Es un sistema de software que ofrece herramientas y procesos para gestionar diferentes áreas de una organización, como producción, ventas, bodega, contabilidad, finanzas y recursos humanos. Con un ERP puedes automatizar la gestión de inventarios, la generación de informes financieros y la planificación de la producción, entre otras tareas.

Un ejemplo: supongamos que eres un consultor de abastecimiento que ayuda a pequeñas empresas a mejorar sus procesos de compra. Antes te complicabas gestionando relaciones con proveedores y controlando pedidos. Pero, con un ERP especializado, ahora puedes gestionar pedidos de forma organizada, tener registros detallados y hacer análisis de mercado más rápido.

2. CRM

El Customer Relationship Management (CRM) no solo es un sistema de software, sino también una estrategia empresarial que busca mejorar la relación con los clientes para aumentar su satisfacción y fidelidad. ¿Cómo lo logra? Centralizando y utilizando información sobre los clientes y su customer journey, como sus visitas al sitio web, llamadas, mensajes en WhatsApp y correos electrónicos, así como datos personales, historiales de compra y preferencias. Esto permite brindar una atención de primera, junto con la posibilidad de automatizar el envío de campañas de marketing personalizadas.

Ahora imaginemos que eres una coach profesional que ofrece sesiones uno a uno de desarrollo personal. Antes, gestionabas tus clientes y citas de forma manual, lo que te tomaba tiempo y podría generar confusiones. Pero con un CRM, ahora puedes mantener fichas digitales para cada cliente, con información que incluya sus metas, registro de sesiones y nivel de progreso. También puedes enviar recordatorios automáticos de citas y medir las mejoras de cada cliente, ofreciendo un servicio personalizado. 

3. Inteligencia artificial

Retomando lo que son las campañas de marketing, la inteligencia artificial (IA) puede ser un gran aliado en tu emprendimiento para automatizar tareas que te ayuden a atraer clientes y a mantener a los que tienes. Por ejemplo, con herramientas de inteligencia artificial, como ChatGPT, puedes desde pimponear ideas de estrategias de marketing, hasta automatizar la creación de contenido.

De todas formas, hay que recordar que esta tecnología aún está en desarrollo, y hay que ser cuidadosos con la veracidad de la información que entrega, así como aspectos de ética y privacidad.

Otra herramienta de IA que está siendo implementada por empresas son los chatbots, que se programan para entregar respuestas automatizadas a los clientes, a cualquier hora y de forma inmediata.

4. Power Automate

Power Automate es una plataforma de automatización en la nube de Microsoft que te permite crear flujos de trabajo automatizados sin necesidad de saber programación.

Pongámonos en el caso de que tienes un comercio electrónico y deseas automatizar el proceso de seguimiento de envíos para que el cliente reciba un correo electrónico cada vez que el estado del pedido cambie. Para ello, puedes automatizar la consulta del estado del envío en el sitio web del servicio de transportes usando el número de seguimiento, y generar una actualización automática en tu sistema para que envíe el email al cliente cuando el estado del pedido cambie.

5. Zapier

Zapier es otra alternativa de automatización que permite conectar aplicaciones en línea y automatizar tareas entre ellas. En esta plataforma puedes crear flujos de trabajo automatizados que realizan acciones entre aplicaciones cuando se cumplen ciertas condiciones. Por ejemplo, puedes configurar un flujo para que cuando hagas una venta a través de Shopify, recibas un correo electrónico en Gmail con un archivo adjunto, y ese archivo se guarde automáticamente en Google Drive. 

Digitalización de pymes: impulsando el crecimiento y la competitividad

Las pymes constituyen un gran sector empresarial en Chile. Tanto que, en 2023, se registraron hasta doscientas treinta y cinco mil pymes activas. En este contexto, la automatización de procesos te puede ayudar a generar mayor valor y reconocimiento en el mercado.

Al reducir el trabajo manual por medio de la automatización de procesos, puedes mejorar la eficiencia y la calidad de lo que ofreces. Además, puedes gestionar mejor el tiempo y recursos, lo que se traduce en mayor productividad y ahorro de costos. Asimismo, al contar con información más organizada y en tiempo real, puedes tomar mejores decisiones, adaptándote a los cambios del mercado.

En resumen, la automatización en una Pyme no solo mejora el funcionamiento interno, sino que también permite destacar ofreciendo productos o servicios de mejor calidad y eficiencia que la competencia.

¿Quieres seguir aprendiendo para llevar adelante tu emprendimiento? Explora los artículos que tenemos para ti en Work/Café Santander.